Tietojärjestelmät ja ohjelmistot / muutama esimerkki matkailualalle

Matkailutoimialalle(kin) on tarjolla paljon erilaisia ohjelmistoja. Seuraavassa esittelen Capterra-sivuston tarjonnasta löytyneistä vaihtoehdoista kaksi. Ne on valittu seuraavilla peruskriteereillä:

1. sopivat pienille yrityksille eli joissa on vähemmän kuin 50 henkilöä töissä 
2. ohjelmistossa on vähintään seuraavat kolme ominaisuutta: Online Booking eli nettivaraus, POS kassajärjestelmä eli maksumahdollisuus ja CRM eli asiakkuudenhallinta.

Kangastustako? Ei! Ohjelmistoistakin aitoa apua matkailualalle. Kuva: M. Halmetoja

Ohjelmisto 1: Bookitlive

Kyseessä on kokonaisvaltainen nettivarausjärjestelmä, jota yritys pystyy itse hallinnoimaan. Varausjärjestelmä voidaan integroida joko yrityksen kotisivulle tai Facebook-sivulle muutamassa minuutissa. Booktiliveen voidaan laittaa seuraavan tyyppisiä varattavia: 

1. aikataulutettuja varauksia, joita yksittäinen varaaja voi käyttää kerrallaan
2. aikataulutettuja varauksia, joihin voi osallistua useita osallistujia kerrallaan

Järjestelmä sopii mielestäni matkailualalla niille toimijoille, joilla on palvelutarjontaan ”säännöllisesti” tietyn aikataulun mukaan:

• ohjelmapalveluyrityksille, joilla on aktiviteettitarjontaa, esim. melontatunteja, ratsastusta
• kylpylöille, joissa on esim. hoito- ja kampaamopalveluita tarjolla tai ryhmäliikuntatunteja
• vapaa-ajankeskuksille, joissa on esim. golfaikoja, tennistunteja, keilausaikoja, karting-autotunteja
• aktiviteettipuistoille, joissa on esim. simulaattori-, paint ball - ja kiipeilyseinätunteja
• museoille, joilla on esim. näytöksiä, opastettuja kierroksia
• ravintoloille pöytävarauksiin
• musiikki/kokoustaloissa väliaikatarjoiluihin
• liikennepalveluissa esim. lauttaliikenteessä, kuten saaristoliikenne
• huvipuistoissa, kun halutaan antaa asiakkaille tiettyihin laitteisiin ja/tai esityksiin (esim. 4D-elokuvat) mahdollisuus varata ja maksaa lippu etukäteen.
• tapahtumanjärjestäjille, esim. sisäänpääsyliput ja ”lisämyyntipalikat”, kuten tarjoilut ja oheistuotteet

Lisäksi kaikki nämä yritykset voivat myydä lahjakortteja tämän järjestelmän kautta.

Bookitlivessa kerrotaan olevan helppokäyttöinen CRM-osio. Yritys voi tarkastella varaushistoriaa, tulevaa varauskantaa, asiakastietoja. Lisäksi se voi asiakkuudenhallintaosion avulla markkinoida asiakaskannalle sekä tekstiviesteillä että sähköpostilla. Järjestelmällä voi myös muistuttaa asiakkaita varauksista, joten no-show-prosentit saadaan minimiin. Asiakastieto-osiossa yritykselle voidaan räätälöidä näkymä niin, että kaikki sen haluamat kysymykset voidaan osoittaa asiakkaalle. Bookitliveen voi siirtää olemassa olevan asiakaskannan ja siitä voi puolestaan tarvittaessa siirtää tietoja Excel-muotoon.

Järjestelmässä on nopeaksi ja turvalliseksi kuvattu maksumahdollisuus seuraavilla tavoilla: Visa, Mastercard, Amex ja PayPal. Lisäksi siitä saa erilaisia raportteja hyödynnettäväksi mm. tuotesuunnittelussa, työvoiman käytössä ja verottajaan päin.

Hinta: $29.95/kk = $359,40 / vuosi

Bookitlive vähentää varauksien ja maksujen vastaanottamiseen liittyviä yhteydenottoja muita kanavia kautta. Näin ollen se säästää työvoimaa muihin prosesseihin. Asiakastyytyväisyyttä pystytään nostamaan, kun asiakas pystyy näkemään ajantasaisen varaustilanteen ja pystyy heti saamaan varauksensa loppuun, kun haluaa varata ja maksaa. Varausten analyysin kautta pystytään kasvattamaan ymmärrystä asiakaskäyttäytymisestä esim. varausajankohdista ja tarpeesta erilaisille palveluille ja näin ollen ajoittamaan palvelutarjontaa, sisällöllisesti, määrällisesti ja ajallisesti mahdollisimman optimaalisesti. Tästä on suora yhteys myös henkilökunnan käyttöön ja kustannuksiin.

Uusi näkökulma: uima-altaan sijoittaminen. Ohjelmistot tuovat niin ikään uutta näkökulmaa! Kuva: M. Halmetoja

Ohjelmisto 2: Zaui

Matkailu- ja aktiviteettiyrityksille (kuljetukset, matkat, vuokraamot, pääsyliput) suunniteltu ohjelmisto Zaui vaikuttaa erittäin monipuoliselta. Nettivaraussivun voi muokata oman yrityksen näköiseksi ja palvelemaan sisällöltään juuri sen tarpeita. Matkojen ja aktiviteettien hallinnoinnissa Zauissa on käytössä mm. seuraavia ominaisuuksia: täysin ajantasaistettu tarjooman määrän ja sisällön hallinta kaikissa myyntikanavissa, erilaisten hintakategorioitten ja -mallien käyttömahdollisuus, kausihinnoittelu, erilaisten aktiviteettien ryhmittely ja kategorisointi, esimerkiksi kuljetuksiin liittyvien hakuaikojen ja noutopaikkojen määrittely, verojen ja aktiviteettilisämaksujen lisäysmahdollisuus, yksittäisten ja ryhmävarausten mahdollistaminen, peruutus/muutosehtojen käyttö, mahdollisten komissioiden maksu, kolmansien osapuolten tarjooman lisäys ja heiltä saatujen tulojen kirjaus.

Zauin nettivarauskone mahdollistaa useiden ostosten teon yhtäaikaisesti. Siihen on myös liitetty automaattisesti Google Analytics ja Google E-Commerce seuranta. Varauskoneen kautta voidaan asiakkaille lähettää haluttuja automaattisia viestejä. Kaiken kaikkiaan asiakkuudenhallinta perustuu asiakasdatan hallinnointiin, asiakkaiden ostoprofiileihin ja erilaisen taustatieto- ja käyntidatan analytiikkaan. Zauista saa näistä asiakastiedoista raportteja kuten myös seuraavista:

• saavutetuista ja menetetyistä myyntituloista
• komissioista
• eri aktiviteeteista, varauksista ja paketeista sekä näiden koonneista
• kassakirjauksista
• verojen määristä
• nettikauppaan liittyvistä asioista, kuten mistä kanavasta myynti tuli, mihin aikaan, kuinka kauan asiakas viipyi sivustolla, johtiko käynti myyntiin
• käytetyistä kampanjakoodeista: mitkä johtivat myyntiin, millä hinnalla, kenen asiakkaan toimesta
• lahjakorttien myynnistä

Kaiken kaikkiaan Zauin raporttiportaalissa on yli 100 vaihtoehtoista raporttia tarjolla. Zauin avulla yrityksen näyttö voidaan räätälöidä myös sen back-office-toimintoihin. Tiedoista voidaan laatia päivä-, viikko- ja kuukausikohtaisia näkymiä, joista voi tarkastella myös vertailuja aiempiin vastaaviin ajankohtiin. Zaui on täysin rajoittamaton järjestelmä käyttäjien, varausten ja tarjooman suhteen. Zauin hinta on $90.00/kk = $1080 vuodessa. Zauilta voi hankkia myös innovatiivisen POS-systeemin, jossa yritys voi laittaa kassan pystyyn kätevästi muutamassa minuutissa minne tahansa bluetooth-kuittikoneen ja kassapäätteen avulla.

Zauin järjestelmässä varauksia voi vastaanottaa viidellä kielellä ja valita myyntivaluutaksi minkä tahansa.  Maksun asiakas voi puolestaan suorittaa lukuisilla luottokorteilla. Asiakkaalle järjestelmä tuottaa välittömän varausvahvistuksen.  Yritys pystyy myös saamaan itselleen välittömän sähköpostiviestin uusista nettivarauksista. Järjestelmään voi niin ikään lisätä promootiokoodeja markkinointitarkoituksiin. Lisäksi yritys voi ladata järjestelmään jakelukanavia ja seurata niiden kautta kertyvää myyntiä ja komissiokertymää. 

Minkä ottaisi? Vaikea valinta, kun moni vaikuttaa hyvältä. Ohjelmistoissakin paljon valinnan varaa!
Kuva: M. Halmetoja